Entwurf: Bitte alle Stellen in eckigen Klammern prüfen und ergänzen, danach diesen Absatz löschen.
Stand: [Datum eintragen]
1. Verantwortlicher
[Name oder Firma des Betreibers]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Telefon: [Telefonnummer]
[Falls ein Datenschutzbeauftragter benannt ist: Name und Kontaktdaten. Sonst diesen Absatz löschen.]
2. Worum es geht
Diese Web-App dient Arztpraxen zur Verwaltung ihres Praxis- und Sprechstundenbedarfs und zum Vergleich von Einkaufspreisen. Patientendaten werden nicht verarbeitet. Bitte tragen Sie in Freitextfelder keine Angaben zu Patientinnen und Patienten ein.
Personenbezogene Daten fallen nur über die Personen an, die die App nutzen, also Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber und ihre Mitarbeitenden.
3. Welche Daten gespeichert werden
- Praxis: Praxisname, Zeitpunkt der Anmeldung und gegebenenfalls, über welche Empfehlung die Praxis kam.
- Personen: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert), Rolle in der Praxis, Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
- Bestandsdaten der Praxis: Artikel, Mengen, Lagerorte, Chargen, Verfallsdaten, Lieferanten mit den von der Praxis eingetragenen Kontaktdaten, Preise und Bestellungen. Jede Buchung wird mit der Person gespeichert, die sie vorgenommen hat.
- Preisrecherchen: Zeitpunkt, Artikel und auslösende Person jeder KI-Recherche sowie die gefundenen Angebote.
- Abo und Pakete: Status des Abos, Kontingent, Zeitpunkt, Art und Betrag jeder Buchung sowie die Kunden- und Abonummer des Zahlungsdienstes. Zahlungsdaten wie Kartennummer oder Bankverbindung werden in dieser App nicht gespeichert.
- Anmeldeschutz: Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden für 24 Stunden als Hashwert aus E-Mail-Adresse und IP-Adresse gespeichert, um das Erraten von Passwörtern zu erschweren.
Andere Praxen sehen die Daten Ihrer Praxis nicht. Eine Ausnahme sind die Ergebnisse der KI-Recherche: Sie bestehen aus öffentlich auffindbaren Angeboten von Händlern und können anderen Praxen angezeigt werden, die denselben Artikel führen. Dabei wird nicht angezeigt, welche Praxis oder Person die Recherche ausgelöst hat. Die von Ihrer Praxis bezahlten Preise und von Hand eingetragene Angebote werden nicht weitergegeben.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung des Praxiskontos und der Funktionen der App: Erfüllung des Nutzungsvertrags, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
- Abrechnung von Abo und Paketen: Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
- Schutz vor Missbrauch und Sicherheit des Angebots (Anmeldeschutz, Server-Protokolle): berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
5. Cookies
Die App setzt ein Sitzungs-Cookie („praxis_sitzung“), das für die Anmeldung technisch notwendig ist und beim Schließen des Browsers endet. Ein weiteres Cookie („willkommen_gesehen“, Laufzeit ein Jahr) merkt sich nur, dass die Begrüßungsseite schon gezeigt wurde. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine eingebundenen Inhalte fremder Anbieter. Skripte werden vom eigenen Server geladen.
6. Hosting
Die App und ihre Datenbank liegen auf Servern der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, in Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Anbieter protokolliert beim Abruf der Seiten technische Daten (unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite, Browser) [Speicherdauer laut STRATO prüfen und eintragen].
7. Barcode-Scan mit der Kamera
Beim Scannen wird das Kamerabild ausschließlich in Ihrem Browser ausgewertet. Bilder werden weder an den Server noch an Dritte übertragen und nicht gespeichert. Übertragen wird nur der gelesene Code.
8. Abruf von Produktdaten (EUDAMED)
Beim Anlegen eines Artikels kann der Server den gescannten Produktcode an die europäische Datenbank für Medizinprodukte (EUDAMED) der Europäischen Kommission senden, um Bezeichnung und Hersteller zu ermitteln. Übertragen wird nur der Produktcode, keine Angaben zu Ihrer Praxis oder Person.
9. KI-Recherche
Für die KI-Recherche sendet der Server die Angaben zum Artikel (Bezeichnung, Hersteller, PZN, Barcode) an den Dienst Claude der Anthropic, PBC, San Francisco, USA [Vertragspartner und Sitz laut eigenem Konto prüfen]. Der Dienst durchsucht damit das Web nach Angeboten. Angaben zur Praxis oder zu Personen werden dabei nicht übertragen; Ihr Browser hat keine Verbindung zu diesem Dienst. Soweit dabei überhaupt personenbezogene Daten betroffen sein können, erfolgt die Übermittlung in die USA auf Grundlage [Standardvertragsklauseln bzw. Angemessenheitsbeschluss, bitte prüfen].
10. Suchlinks und Links zu Händlern
Die Suchlinks (zum Beispiel Google, Bing, DuckDuckGo, Ecosia, idealo, medizinfuchs) und die Links zu Angeboten öffnen die Seite des jeweiligen Anbieters in einem neuen Fenster. Erst mit dem Klick wird eine Verbindung zu diesem Anbieter hergestellt; übergeben wird nur der Suchbegriff, also die Artikelbezeichnung und gegebenenfalls die PZN. Für die Verarbeitung auf der Zielseite ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.
11. Zahlungen
Abo und Pakete werden über den Zahlungsdienst Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Zum Bezahlen werden Sie auf eine Seite von Stripe weitergeleitet und geben Ihre Zahlungsdaten dort ein. An Stripe übergeben werden die E-Mail-Adresse der kaufenden Person, die interne Nummer der Praxis und das gewählte Angebot; Stripe erhebt außerdem Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten. Näheres steht in der Datenschutzerklärung von Stripe unter https://stripe.com/de/privacy.
12. E-Mails
Einladungen an Mitarbeitende kann die App per E-Mail versenden. Dazu wird die von der Praxis eingegebene E-Mail-Adresse verwendet. Empfehlungen an andere Praxen verschickt die App nicht selbst; sie öffnet dafür nur Ihr eigenes E-Mail-Programm.
13. Speicherdauer
Die Daten bleiben gespeichert, solange das Praxiskonto besteht. Auf Wunsch der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers wird das Konto mit allen Daten gelöscht; eine Nachricht an die oben genannte Adresse genügt. Abrechnungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen [Frist prüfen und eintragen]. Rechercheergebnisse ohne Personenbezug können erhalten bleiben.
14. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei [zuständige Aufsichtsbehörde des Betreibers eintragen].
15. Hinweis für Praxen
Die Praxis gibt die Namen und E-Mail-Adressen ihrer Mitarbeitenden selbst ein und ist dafür verantwortlich, dass sie diese Daten verwenden darf. [Prüfen, ob mit den Praxen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden soll.]